NEJČASTĚJŠÍ CHYBY VE FAKTURACI

Při vystavování faktur někdy dochází k chybám, které vznikají v důsledku  nepozornosti či neznalosti zákonů.

Jaké jsou ty nejčastější?

1) NESPRÁVNÉ ÚDAJE O ODBĚRATELI
⦁   název, adresa, IČO

2) PŘEDMĚT PLNĚNÍ JE NEKONKRÉTNÍ
⦁ na dokladu je uvedeno např. zboží, služba, domácí potřeby, textil,..
⦁ z dokladu musí být zřejmé, o jaké plnění se jedná

3) DOKLAD JE NEČITELNÝ
⦁ vybledlý, rozmazaný, písmo nečitelné,…

4) DATUM USKUTEČNĚNÍ PLNĚNÍ
K uskutečnění plnění dochází:
⦁ dnem, kdy došlo k dodání zboží – dle dodacího listu
⦁ dnem, kdy byla poskytnuta služby nebo dnem vystavení daňového dokladu, rozhodný je ten den, který nastal dříve
⦁ dnem přijetí platby
⦁ dílčí plnění – např. pokud je ve Smlouvě o dílo uvedeno předávání jednotlivých etap díla – v tomto případě je datem uskutečnění plnění den předání části tohoto díla

5) ČÍSLOVÁNÍ FAKTUR
⦁ při vystavování faktury je třeba dodržet posloupnost číselné řady, tedy dodržet to, aby čísla faktur po sobě následovaly

Jak můžete napravit chybu, pokud jste nesprávně očíslovali fakturu?
Pokud nemáte fakturu ještě odeslanou, číslo v účetním programu opravte.

V případě, že už jste fakturu odeslali, ale není ještě zaplacena, je možné domluvit se s odběratelem, že bude faktura na obou stranách smazána a vystaví se nová.

Pokud už máte fakturu od odběratele zaplacenou, vystavte k faktuře Opravný daňový doklad a pak vystavte fakturu se správným číslem. Pokud ale nechcete vystavovat Opravný daňový doklad, udělejte záznam o této chybě (v číslování) ve svých vnitroúčetních dokladech.

6) NA DAŇOVÉM DOKLADU NAD 10 TIS. KČ NENÍ UVEDENO JMÉNO ODBĚRATELE
⦁ vystavujete-li fakturu nad 10 tis., je povinnou náležitostí tohoto dokladu i jméno odběratele, jeho adresa IČO a daňové identifikační číslo

7) DAŇOVÝ DOKLAD NENÍ VYSTAVEN DO 15 DNŮ OD DATA USKUTEČNĚNÍ PLNĚNÍ
⦁ dle zákona o DPH musí být daňový doklad vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat plnění

Dodání zboží nebo služby do jiného členského státu nebo do třetích zemí – v tomto případě musí být daňový doklad vystaven do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém došlo k uskutečnění plnění /tzn. do 15 dne následujícího měsíce/.

Od dubna 2019 můžete vystavovat tzv. souhrnný daňový doklad, jedná se např. o případ, kdy v jednom měsíci přijmete platbu za zálohovou fakturu (dříve bylo potřeba vystavit daňový doklad do 15 dnů od přijetí platby) a zároveň je vám např. dodáno zboží (museli jste vystavit řádný daňový doklad, kde jste pak vyúčtovali přijatou zálohu a odvedené DPH).

Když tedy dojde k přijetí zálohové platby a uskutečnění plnění v jednom měsíci, můžete nyní vystavit pouze jeden souhrnný daňový doklad, a to do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, kdy došlo k přijetí platby či k uskutečnění zdanitelného plnění.

8) VE FAKTUŘE NENÍ UVEDEN REŽIM PŘENESENÍ DAŇOVÉ POVINNOSTI
V případě, že plnění podléhá režimu přenesení daňové povinnosti, dodavatel vystaví fakturu bez daně a na faktuře se uvede text, že se jedná o přenesení daňové povinnosti dle §92. Povinnost přiznat daň je pak na odběrateli.

9) OPOMENUTÍ DIČ NA FAKTURÁCH DO EU ČI VYSTAVENÍ FAKTURY S DPH
Dojde-li k poskytnutí plnění plátcem DPH v ČR jinému plátci daně v EU, kdy místem plnění je EU, faktura se vystaví bez DPH. Jedná se o osvobozené plnění s nárokem na odpočet DPH, kdy povinnost přiznat daň má plátce daně v EU.

(Pokud je plnění poskytnuto neplátci DPH v EU, vyčíslí se na faktuře i DPH. DPH odvede dodavatel v ČR).

10) ZASÍLÁNÍ ELEKTRONICKÝCH FAKTUR VE FORMÁTU WORD ČI EXCEL
⦁ zasílání faktur v tomto formátu nedoporučuji, příjemce si může takový dokument upravit ke svému prospěchu (následné prokazování viny je pak složité)

⦁ formát PDF poskytuje lepší ochranu, navíc může obsahovat i elektronický podpis či časovou značku, které zajišťují věrohodnost původu (elektronický podpis není na elektronické faktuře nutností, dle zákona o DPH stačí doložit tzv. auditní stopu, což znamená, že firma musí být schopna prokázat, že k danému plnění skutečně došlo).

Jak správně odesílat elektronické faktury?
Se zasíláním elektronických faktur by měl souhlasit především odběratel. Je dobré podepsat s odběratelem smlouvu, kde odběratel uvede emailovou adresu, na kterou mají být faktury zasílány. Dle zákona totiž elektronickou fakturu nemusí přijmout ten, kdo k tomu nedal souhlas.

Na závěr

Za správnost dokladu odpovídají obě strany, ten kdo fakturu vystavil, i ten kdo ji přijal a zaúčtoval.

Pokud podnikatel vystaví doklad bez předepsaných formálních náležitostí, hrozí mu postih od 500 Kč výše. A to i v případě, kdy nedošlo ke krácení daní.

Pokud odběratel uplatní nárok na odpočet DPH a daňový náklad, na základě nesprávně vystaveného dokladu, vystavuje se riziku vyloučení částky z daňových nákladů a DPH na vstupu a dalším sankcím spojeným se snížením daňového základu (např. úroky z prodlení).

Odběratel, který obdrží chybně vystavenou či neúplnou fakturu, by měl takovou fakturu vrátit k opravě či k doplnění a zaplatit ji až v okamžiku, kdy obsahuje všechny potřebné náležitosti.

Proto doporučuji vystavování faktury věnovat patřičnou pozornost.